Documentenbeheer in de cloud: de gids voor non-profits

In Tips

Het lijdt geen twijfel dat digitale documenten de productiviteit verbeteren. Bestanden worden makkelijker teruggevonden, samenwerking wordt vereenvoudigd en e-handtekeningen zorgen voor beveiliging van de gegevens. Digitale documenten zijn de norm en vandaag lijkt het erop dat bijna alles niet alleen digitaal bestaat maar zelfs in de cloud (buiten onze laptops en desktops).

De “Cloud-First”-wereld waarin we vandaag leven, heeft voor onvoorstelbare niveaus van samenwerking, beveiliging, mobiliteit en productiviteit gezorgd. Maar nu we meer oplossingen tot onze beschikking hebben, worden we ook uitgedaagd om deze tools efficiënt te gebruiken. Dit kan een uitdagende taak zijn voor non-profits die zich vooral focussen op hun missie.

Laten we eens kijken naar enkele strategieën voor een efficiënt digitaal beheer van uw documenten, samen met enkele tools die beschikbaar zijn voor uw non-profitorganisatie.

Je gebruikt waarschijnlijk ‘cloud-based’ tools

Als je ooit al een bestand naar het internet uploadde om dit door iemand anders te laten downloaden en bekijken, heb je reeds genoten van de voordelen van documentopslag in de cloud. Het opslaan van items in de cloud is zelfs zo alledaags en gebruiksvriendelijk geworden dat je dit waarschijnlijk al doet in uw dagelijkse activiteiten. Er zijn een aantal oplossingen voor cloudopslag beschikbaar, waaronder Box, Google Drive, Microsoft SharePoint Online en Adobe Document Cloud (DC).

Box

Box is een Cloud gebaseerde filesharing tool die kan gebruikt worden voor het opslaan, verzenden en samenwerken aan zowat alles wat je digitaal kan aanmaken voor je non-profitorganisatie. Het is eenvoudig om beveiligingsinstellingen toe te passne en dankzij een naadloze Office 365-integratie kan je Word-documenten, PowerPoint-dia’s en nog veel meer direct in het programma bewerken zonder het bestand zelf te hoeven downloaden.

Google Drive (deel van G Suite)

Google Drive is een populaire manier voor zowel organisaties als individuen om online documenten, spreadsheets en diapresentaties op te slaan. Het is een belangrijk onderdeel van G Suite inclusief de gratis Google variant van Microsoft Word, Excel, PowerPoint en nog veel meer. Iedere gebruiker kan tot 30GB aan documenten (inclusief foto’s) opslaan, bereikbaar via Gmail en/of Google Drive.

Microsoft SharePoint Online

SharePoint Online is een cloud-based samenwerkingsplatform waarmee je een intranet kunt instellen alsook ruimtes kan aanmaken voor het opslaan en openen van documenten (zowel voor interne als externe gebruikers).

Sharepoint Online maakt deel uit van de Office 365-bundel en integreert naadloos met Microsoft Word, Excel en PowePoint. Organisaties hebben tot 1TB opslagruimte per gebruiker.

 

Adobe Document Cloud (DC) – Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC biedt de nieuwste versie van Acrobat samen met de voordelen van Adobe Document Cloud (DC). Met Adobe DC kan je online bestanden opslaan/verzenden en heb je toegang tot functies voor e-handtekeningen, tracken (volgen) van documenten en meer. Adobe Acrobat Pro DC kan heel makkelijk geïntegreerd worden met Microsoft Word waardoor Word documenten heel makkelijk in bewerkbare PDF’s kunnen worden omgezet en omgekeerd.

Alhoewel deze drie cloud gebaseerde programma’s qua reikwijdte, beoogd gebruik en functie variëren, zijn het allemaal degelijke oplossingen voor het online opslaan en beheren van documenten. Veel organisaties gebruiken zelfs tot op zekere hoogte een combinatie van alle drie.

Consistente bestandsnamen helpen je bestanden terugvinden

Welke software je ook gebruikt, het is belangrijk om een consequent naamgevingssysteem voor al uw bestanden te ontwikkelen. Benaderingen hiervan verschillen , maar wat je ook kiest, blijf hetzelfde systeem hanteren.

Een voorbeeld hiervan is het volgende formaat: DATE_TITLE_AUTHOR. Hier is een voorbeeld van een bestand met de naam:

20181126_Een geweldige blogpost_PVDB

Dit systeem is vooral handig omdat het bestanden automatisch op datum sorteert.
Hou eveneens rekening met mappen en submappen. Wees niet te algemeen of maar ook niet te specifiek. Hoe gemakkelijker het voor mensen is om online te navigeren, hoe beter. Dit gemak van navigatie zich vertaalt in een hogere productiviteit en minder rommel.

Beheer samenwerking in de cloud

Eén van de beste functies van cloud-based documentbeheer is de mogelijkheid om samen te werken aan één enkel document, waar ook ter wereld. Ongeacht de cloudoplossing die je gebruikt, er is altijd een functionaliteit ingebouwd om te bewerken, commentaar te geven en te delen waar je ook aan werkt, vanaf elk apparaat.

Adobe Acrobat Pro DC is een krachtige tool voor het maken en bewerken van PDF-documenten. Met behulp van de tool “Send for Comments”, kan je een document maken en delen met een heel team van mensen. Zo kunnen meerdere personen het bestand beoordelen en elkaars opmerkingen zien en daarop voortbouwen.

Met Box, Office 365 en Google Docs kan je gelijktijdig werken aan hetzelfde document in de cloud.

Als je nog steeds statische, downloadbare bestanden deelt voor een beoordeling dan is een upgrade naar een cloudgebaseerde oplossing het overwegen waard. Bedenk eens hoeveel keer de “versie 2” en “versie 3” van een belangrijk document in de war zijn geraakt. Het gebruik van functies zoals “track changes”’ en “version history” maakt samenwerking in real-time eenvoudig en zorgt ervoor dat projecten veel sneller vorderen.

Als je nog niet klaar bent om de sprong te maken naar de cloud, dan kun je nog steeds een kleine stap in die richting zetten. Zorg ervoor dat je een synchronisatiesysteem gebruikt, zoals SharePoint of Box, om alle lokale bestanden naar de cloud te uploaden voor extra beveiliging en toegang.

Gebruik e-handtekeningen voor meer efficiëntie

Dit is een gekend scenario: je ontvangt een e-mail met een bijgevoegd formulier dat een handtekening vereist. je downloadt het formulier, print het uit, ondertekent het en scant of neemt een foto met uw telefoon en stuurt het terug als bijlage.

Hoewel deze routine zeker een verbetering is ten opzichte van het wachten op formulieren die met de post geleverd moeten worden, is het nog steeds onhandig en omslachtig. De oplossing? Gebruik e-handtekeningen. (ofwel e-signatures)

DocuSign is een cloudservice waarmee je documenten kan uploaden en verzenden waar een elektronische handtekening nodig is. Je kan documenten delen met elke gebruiker en een handtekening toevoegen vanaf vrijwel elk apparaat. De ontvanger zelf heeft geen DocuSign software nodig om een handtekening toe te voegen. Er zijn veel mogelijke scenarios waarin dit nuttig kan zijn voor non-profitorganisaties:

  • Fondsenwerving: subsidieaanvragen, lidmaatschapvernieuwingen en zakelijke sponsorcontracten
  • Human Resources: verspreiding en erkenning van beleid en nieuwe aanwervingen
  • Beheer van vrijwilligers: aanvragen, vrijstellingen en registratie van evenementen
  • Aankoop: leveranciersovereenkomsten, inkooporders en werkomgevingen
  • Juridisch: geheimhoudingsovereenkomsten, licentie- en toestemmingsdocumenten
  • Financiën: Interne goedkeuringen, onkostenrapportage en auditing
  • IT: asset tracking, rapportage van incidenten en autorisatie van onderhouden

DocuSign kan perfect worden geïntegreerd met andere oplossingen die je non-profitorganisatie mogelijk gebruikt zoals die van Microsoft waaronder Word, Outlook, SharePoint en meer.  Je kan bijvoorbeeld een Word-document verzenden dat een handtekening als afzonderlijke bijlage nodig heeft. Of je kan een document verzenden dat een handtekening vereist vanuit Outlook. Andere integraties voor het verhogen van de efficiëntie zijn ook beschikbaar bij producten van Box, Google, Oracle, SAP, Apple en Salesforce.

Adobe Acrobat Pro DC biedt ook de nodige functionaliteit voor e-handtekeningen door gebruik te maken van “e-signing “ verzend- en track-services die zijn meegeleverd met Acrobat Pro DC. Maak een PDF of een formulier, geef een locatie aan voor een handtekening en stuur deze naar de beoogde ontvanger. Die persoon kan dan tekenen vanaf een laptop, desktop, smartphone of tablet.

Je kan ook in real time bijhouden wie een document heeft ondertekend, ingevuld en geretourneerd. En als je Office 365 gebruikt, vergeet dan niet te profiteren van de naadloze integraties van Acrobat Pro DC met programma’zs zoals Word, PowerPoint, Sharepoint en Outlook.

Verhoog de beveiliging met machtigingsinstellingen

Documentbeheer in de cloud biedt een robuuste controle over wie toegang heeft tot bestanden evenals rechten om deze te bewerken of wijzigen nadat ze zijn ontvangen. Deze functionaliteit is vooral belangrijk bij het verzenden van of samenwerken aan gevoelig materiaal.

Met Box kunnen bestanden en mappen worden gecodeerd en via een centraal dashboard is het eenvoudig om de toegang tot al uw bestanden vanaf één locatie te beheren. Er zijn ook functies voor uitloggen op afstand en gegevens wissen. Deze functies kunnen helpen voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen komen in geval van diefstal of een andere onvoorziene omstandigheid.

Adobe Acrobat Pro DC biedt vele keuzes van beveiligingsinstellingen voor PDF’s. Je kan bijvoorbeeld klikken op ‘Bewerkingen beperken’ om te voorkomen dat iemand een bestand dat je verzonden hebt, kan bewerken opf kopiëren.

Als je een bestand rechtstreeks in Acrobat Pro DC maakt, kan je ook ‘Gevoelige informatie publiceren’ selecteren. Met deze actie worden verschillende beperkingen ingesteld, waaronder de mogelijkheid om informatie te corrigeren, beveiligen met een wachtwoord en verbieden van kopiëren en bewerken. Je kan zelfs bepalen of de PDF kan worden afgedrukt.

Wanneer je productiviteits-apps in de G Suit gebruikt (zoals Docs, Shees and Slides), kan je ook de toegang beperken. Gebruik ‘Instellingen voor delen’ om te bepalen wie kan bekijken en wie kan bewerken. je kan ook de toegang beperken tot enkel mensen van binnen de organisatie.

Apps binnen Office 365 (zoals Word, Excel en PowerPoint) bieden ook een breed scala aan toegangsinstellingen, net als SharePoint. Elk biedt opties om zowel intern (met anderen in uw organisatie die Office 365 hebben) als extern te delen. je kan ook van elk Word-document een alleen-lezen bijlage maken en bepalen of een document al dan niet lokaal kan worden gedownload vanuit SharePoint.

Bovendien biedt Office 365 extra beveiligingsfuncties die automatisch scannen naar gevoelige gegevens en persoonlijke identificeerbare informatie. Het kan ook controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat het delen effectief de bedoeling is om het onopzettelijk verspreiden van gevoelige gegevens als kredietkaartinformatie of de identiteit van begunstigden.

Profiteer van de verschuiving naar het beheren van documenten in de cloud

Zowel particulieren als organisaties en bedrijven migreren hun informatie in sneltempo naar de cloud en deze verschuiving heeft voor opmerkelijke verbeteringen gezorgd in de manier waarop we online documenten beheren. Het lijdt geen twijfel dat de veranderingen in IT snel genoeg gaan om iemand gek te maken.

Maar af en toe even stilstaan om enkele basisinstrumenten die tot je beschikking staan onder de knie te krijgen, zal je uiteindelijk helpen om meer zaken sneller gedaan te krijgen. En dat betekent dat je minder tijd hoeft te besteden aan het opsporen van gereviseerde documenten en terug kunt focussen op wat écht belangrijk is: het missie-gedreven werk dat je met je organisatie doet.

Recent Posts

Leave a Comment